Как сократить график работ по ТОиР в 10 раз

Напомню. Оперативный график работ — это визуализированное представление того, кто, когда и какие работы будет выполнять на определённом интервале времени. Для оперативных графиков этот интервал чаще всего составляет одну неделю.

Почему неделя, а не месяц и не день

Это не жёсткое правило, а общепринятая международная практика в сфере ТОиР на производственных предприятиях.

На большинстве предприятий работа организована вокруг повторяющегося недельного цикла: графики смен, планы производства, планово-профилактические работы, совещания. Поэтому неделя — достаточно удобный интервал, чтобы согласовать работы между производством и техническими службами.

Такой график чаще всего представляет собой либо обычный список работ, либо диаграмму Ганта. Как на картинке: закрашенные «колбаски» показывают планируемое начало и окончание каждой работы.

Когда работ много, такая визуализация помогает подразделениям заранее подготовиться, согласовать действия и при необходимости скорректировать их в пределах рабочей недели.

Хороший график — это инструмент коммуникации между всеми задействованными подразделениями и ответственными исполнителями работ.

В чём проблема

Для среднего производственного предприятия недельный график может включать десятки, а иногда и сотни работ по ТОиР. Попробуйте вывести такой график на экран или распечатать — получите огромную «простыню». Разобраться в ней непросто, а пользоваться каждый день — тем более.

Получается парадокс: инструмент, который должен облегчать коммуникацию, сам становится неудобным.

А причина достаточно простая.

Напомню. Удобный график должен отвечать на три вопроса: КТО (1), КОГДА (2) и ЧТО ДЕЛАЕТ (3).

И все три параметра нужно представить на обычном листе бумаги или экране компьютера. То есть в двумерной системе координат.

В привычной диаграмме Ганта по горизонтали откладывается время (КОГДА), по вертикали — перечень работ (ЧТО ДЕЛАЕТ). А ответственных исполнителей (КТО) обычно указывают рядом с каждой работой.

И вот здесь интересный момент.

Исполнителей, как правило, значительно меньше, чем запланированных на неделю работ. Но каждой работе отводится отдельная строка.

В результате получаем огромную «простыню», в которой не только сложно разобраться, но и непросто найти конкретному исполнителю именно свои работы.

Решение

Решение я подсмотрел около 20 лет назад в книге Дона Армстронга «Планирование работ и формирование графиков ТОиР».

Суть простая: исполнителей (КТО) оставляем в строках графика, а наименования работ (ЧТО) заменяем их кодами и размещаем прямо внутри «колбасок» диаграммы.

Сравните с предыдущим вариантом: график сократился по объёму примерно в 10 раз. При этом информация о работах никуда не исчезла — к графику прилагается отдельный список работ с расшифровкой каждого кода.

Что это даёт

Но компактность — далеко не единственное преимущество такого формата.

Например, если на одного исполнителя одновременно запланировано несколько работ, это сразу становится заметно. А значит, можно заранее обнаружить и устранить накладки в графике.

Кроме того, это действительно удобно самим исполнителям.

Подошёл, нашёл свою фамилию (или звено) — и сразу видишь, какие работы и когда тебе предстоит выполнить.

Не нужно искать их по всей огромной «простыне» графика.

Согласитесь, хороший оперативный график должен быть удобен не тому, кто его составляет, а прежде всего тем, кто по нему работает.

Почему же такое простое решение не используется

Этому решению много лет. Но я и сам в своё время, будучи главным инженером, так и не смог использовать его на всю катушку: локально, местами — да, но не повсеместно на предприятии.

Скажу больше: даже сейчас, в консалтинговых проектах, я сталкиваюсь с сопротивлением этому подходу. Причины, на мой взгляд, две.

Первая — сложно сформировать такой график. Непривычно, нужен определённый опыт. Особенно если использовать обычный Excel. В некоторых CMMS, где предусмотрен такой формат, эта проблема уже решена.

Вторая — слишком «прозрачной» становится загрузка исполнителей. Такой график наглядно показывает, чем реально занят конкретный человек или звено.

И здесь нередко срабатывает человеческий фактор. Сотрудники, осознанно или нет, не всегда готовы показывать свою реальную загрузку. Поэтому сопротивление новому формату часто объясняют первой причиной — сложностью и неудобством его формирования.

Но обе проблемы решаемы

Для тех, кто формирует графики в привычном Excel, мы сделали специальный конструктор. Суть простая: загружаете обычный график Ганта — получаете тот же график, но уже в компактном формате, с группировкой по исполнителям.

Открыть конструктор и попробовать →

Сразу скажу: инструмент ещё настраивается и дорабатывается. Поэтому буду признателен за ваши комментарии и предложения, как сделать его удобнее — их можно оставить прямо на странице сервиса.

В том числе можем адаптировать страницу и формат графиков под задачи конкретного предприятия. Благо, команда MAIПрактики развивается, и наши инженеры могут достаточно оперативно реализовать необходимые изменения.

А со второй причиной сложнее

Здесь одним инструментом проблему не решить. Нужна последовательная настройка самого процесса управления работами ТОиР.

Как это сделать самостоятельно, я подробно рассказываю на курсе «Управление работами ТОиР». Или помогаю внедрить непосредственно на предприятии, в рамках консалтинговых проектов.